Welcome è il software gestionale per hotel che soddisfa le esigenze di tutte le tipologie di strutture ricettive (alberghi, agriturismi, catene, residence, b&b) di qualunque dimensione. Oltre alla gestione delle prenotazioni, coordina tutte le operazioni che si svolgono all’interno della struttura.
WELCOME – SOLUZIONE BASE
Welcome diventa il cuore della struttura ricettiva, il centro da cui vengono svolte e monitorate le attività. Nella soluzione base sono attivabili le seguenti funzioni:
GESTIONE DELLA PRENOTAZIONE
La gestione della prenotazione, sia dalla richiesta di informazioni fino al check out, è immediata ed intuitiva. Numerosi automatismi, infatti, facilitano il lavoro di front office velocizzando le procedure e riducendo al minimo la possibilità di errore.
GESTIONE SERVIZI
Coordinare diverse attività è estremamente facile. Parcheggi, garage, spiagge, campi da tennis, biciclette, pulmini e altri accessori sono gestiti grazie a quadri grafici e planning in cui vengono visualizzate tutte le risorse.
La prenotazione di un servizio o l’affitto di un accessorio è collegabile alla camera e può essere addebitata automaticamente sul conto del soggiorno.
CRM
Welcome è uno strumento affidabile per tutte le attività di customer relationship management. Basta aggiornare la scheda anagrafica dell’ospite per avere i dati da utilizzare per effettuare attività di marketing o per l’invio di comunicazioni promozionali personalizzate.
APP WELCOME MOBILE
Welcome può essere utilizzato su smartphone e tablet tramite l’App Welcome Mobile.
Il personale, in base al ruolo ricoperto ed ai permessi configurati, ha accesso a diverse funzionalità del sistema. Ad esempio, gli addetti al ricevimento hanno a disposizione le funzioni di front office. La governante può cambiare lo stato della camera e comunicare con il resto dello staff in tempo reale, inserire guasti per i manutentori e addebitare extra dal minibar. Il manutentore può comunicare la risoluzione dei guasti. I camerieri possono inserire extra direttamente sul conto della camera.
Chi gestisce la struttura può consultare l’andamento dell’attività, impostare le strategie di prezzo e vendita su tutti i canali ed effettuare analisi statistiche.
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TARIFFE DINAMICHE
In Welcome è possibile creare tariffe derivate, collegate tra loro tramite regole di sconto o maggiorazione, in valore o in percentuale. Questo rende semplice qualsiasi modifica alla politica tariffaria e riduce anche la necessità di interventi manuali.
Il gestionale per hotel permette di massimizzare i ricavi attraverso le strategie di prezzo.
CONTO E FATTURAZIONE
Welcome si occupa di:
- compilazione del conto della fatturazione
- effettuare sottoconti, conti divisi, splitting, trasferimenti di extra o rette di soggiorno da una camera all’altra o da un ospite all’altro, conti per singolo cliente, famiglie o gruppi
- gestire i documenti commerciali per i resi e gli annulli
- invio telematico automatizzato dei corrispettivi poiché si interfaccia con il registratore fiscale
- gestione centralizzata dei registratori telematici. Aiuta quindi a monitorare e amministrare facilmente l’invio dei corrispettivi da parte di più punti cassa, verificando lo stato dell’invio di ogni chiusura giornaliera e avvisando in caso di problematiche
- generare l’XML per le fatture elettroniche
- ottimizzare le operazioni legate alla fatturazione differita
- effettuare un controllo sui pagamenti.
CONTROLLO E ANALISI DATI
All’interno del programma sono disponibili strumenti di analisi e report personalizzabili. Con la reportistica integrata si possono effettuare:
- confronti con i dati dell’anno precedente su produzione, vendite, incassi, presenze totali, camere occupate, corrispettivi, ecc.
- analisi previsionali comparative con dati storici sulla base di nazionalità, booking window, canale di vendita, segmento di mercato e altri fattori.
Tutti questi dati ottimizzano le strategie tariffarie. Forniscono, infatti, informazioni indispensabili per il calcolo del RevPAR (il valore economico di ogni camera, al netto dei servizi, su precisa base temporale).
CONTRATTI E ALLOTMENT
All’interno del gestionale è possibile configurare i contratti sottoscritti con agenzie e tour operator. Si può registrare il contingente camere concesso in allotment, le condizioni commerciali e la release date. Ad ogni agenzia possono essere associati uno o più contratti.
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